Öffentliches Bauen und Vergaberecht sind nicht immer beste Freunde, aber sozusagen „eineiige Zwillinge“. Richtig angewendet, lässt sich das Vergaberecht wie ein Werkzeugkasten für erfolgreiche Holzbauprojekte nutzen. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die einzelnen Verfahrensstufen der Bauvergabe pro Holz – von der Idee bis zum Baubeginn.

^{von Klaus Faßnacht}

Die Grundsätze des Vergaberechtes lauten: Transparenz, Diskriminierungsverbot und Wirtschaftlichkeit. Sie gelten als Leitplanken für alle weiteren Verfahrensschritte bei der Bauvergabe. Das bedeutet zum einen klare und offene Verfahren inklusive einer ordentlichen nachprüfbaren Dokumentation, zum anderen die Sicherstellung eines weitestgehenden Wettbewerbes am Markt. Ist dies erfüllt, kann fast automatisch die dritte Forderung einer wirtschaftlichen Beschaffung sichergestellt werden. Offene Wettbewerbe wirken sich grundsätzlich auf die Angebotslage positiv aus.

1. POLITISCHE GRUNDSATZENTSCHEIDUNG

Wie bei jeder konventionellen Baumaßnahme ist es dringend zu empfehlen, die eigene interne Strategie bezüglich der Bauqualitäten zu erörtern, zu planen, und den erforderlichen politischen Gremien zur Entscheidung vorzulegen. Das Motto lautet also: Solange ich nicht weiß was ich will, wird es schwierig hierfür Planungs- und Bauangebote zu erhalten, die den gewünschten Erfolg sicherstellen. Denn jede spätere Änderung in der Planungs- oder Bauphase führt zwangsläufig zu Mehrkosten und Verzögerungen.

Nehmen wir einmal an, dass die kommunale Bauverwaltung aufgrund technischer, ökologischer und politischer Anforderungen die Idee eines Holzbauprojektes aufgreift. Dann ist es empfehlenswert, die besonderen Vor- oder Nachteile von der Bauqualität bis zur Planungs- und Bauzeitschiene zu ermitteln. Eine solche Machbarkeitsstudie kann im eigenen Haus durchgeführt, oder an entsprechende Planungsbüros vergeben werden. Die Ergebnisse sollten frühzeitig in den politischen Gremien besprochen und entsprechend beschlossen werden. Spätere Bedenken führen regelmäßig zu erheblichen Diskussionen und Verzögerungen des Bauprojekts.

2. BEDARFS- UND FINANZPLANUNG

Um ein Bauprojekt in Holzbauweise zu realisieren, sind grundsätzlich die gleichen Schritte wie im konventionellen Bau zu beachten. Bauen wir z. B. eine Kindertagesstätte: Als Grundlage dient dann zunächst die Kindergartenbedarfsplanung, möglichst mit einem Raumbuch, welches mit den kommunalen Fachbereichen abzustimmen ist. Im Rahmen der vorgenannten Machbarkeitsstudie können hierdurch relativ belastbare Kostenschätzungen für das Bauprojekt vorgenommen werden. Die geschätzten Gesamtkosten dienen als Basis der Finanzplanung und finden damit ihren Niederschlag im kommunalen Haushalt. Diese Grundlagen geben den Start für die Objektplanung frei. Diese wird entweder in der kommunalen Bauverwaltung erbracht, oder in einem wettbewerblichen Verfahren an ein Planungsbüro übertragen.

3. VERGABE VON PLANUNGSLEISTUNGEN & OBJEKTPLANUNG

Planungsleistungen zählen zu den freiberuflichen Leistungen, welche im vergaberechtlichen Kontext eine Sonderstellung einnehmen. Im Falle eines Holzbauprojekts empfiehlt es sich natürlich, Planungsbüros mit Schwerpunkt „Holzbau“ zu berücksichtigen. Zunächst ist eine Schätzung der vermutlichen Honorarsumme erforderlich. Überschreitet diese den EU-Schwellenwertes (215.000€ netto) ist ein förmliches Vergabeverfahren im Sinne der Vergabeverordnung (VgV) durchzuführen. Erreicht das absehbare Honorar diese Schwelle nicht, so finden die Regelungen der Unterschwellenvergabeverordnung (UVGO) Anwendung. In beiden Fällen dient das Vergabeverfahren der Auswahl des besten Bieters. Hier bedient man sich dem Verhandlungsverfahren (Verhandlungsvergabe). Dies ist bei der Vergabe von freiberuflichen Leistungen grundsätzlich zulässig. Wie der Begriff Verhandlungsverfahren schon ausdrückt, besteht bei diesem Vergabeverfahren absolut die Möglichkeit, vor dem Entscheidungsprozess über Preis und Leistung zu verhandeln. Einzige Einschränkung ist die Maßgabe, dass das Wesen des Auftrags nicht verändert wird. Ansonsten können eigene gewonnene Informationen oder die Innovationskraft der Planungsbüros einen großen Verhandlungsspielraum bedeuten. Entscheidungsgrundlage ist hierbei die Mischung aus Honorarhöhe und Qualität des Büros.

Da freiberufliche Leistungen von Natur aus in einem sogenannten Qualitätswettbewerb zu vergeben sind, sollte das Honorarangebot folgerichtig eine untergeordnete Rolle spielen. Obwohl haushaltsrechtliche Vorschriften dazu verpflichten, Haushaltsmittel sparsam zu verwenden, kann davon ausgegangen werden, dass Honorare im Bereich der Basissätze als wirtschaftlich gelten. Von daher wird in Übereinstimmung mit den Kammern empfohlen, die Honorarhöhe mit 20–30% zu bewerten. In jedem Fall sollte das Verhandlungsverfahren tatsächlich dazu genutzt werden, um über Honorare und Leistungen zu sprechen. In einem Präsentations- oder Aufklärungsgespräch können hierbei durchaus auch subjektive Kriterien wie „Gesamteindruck des Projektleiters“, „Kommunikationsstrategie“ „oder „Befassung mit der Aufgabenstellung“ zurate gezogen werden. Das ermöglicht eine Auswahl des besten, nicht des billigsten Angebotes. Selbstverständlich sollten eine fortlaufende Deckungsdokumentation der Verhandlungsgespräche sowie eine vorzeitige Bekanntgabe des späteren Ingenieurvertrages (Muster) sein. Die vorgenannten Schritte gelten entsprechend auch für die Vergabe aller weiterhin erforderlichen Planungsleistungen.

4. VERGABE BAULEISTUNGEN

Ein wesentliches Ergebnis der bereits vergebenden Planungsleistungen ist die Erstellung der Leistungsbeschreibung aller erforderlichen Gewerke. Diese Leistungsbeschreibung ist wiederum Grundlage für die Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen. Das Vergaberecht verlangt eine vollständige und erschöpfende Beschreibung der geforderten Leistung. Nicht nur allgemein, sondern auch besonders für den Bereich der Holzbauprojekte ist hierauf Wert zu legen. Sowohl die zu verwendenden Materialien als auch Bauarten und Qualitäten sind wesentlicher Inhalt der Leistungsbeschreibung. Fehlerhafte oder auch unvollständige Beschreibungen führen fast durchgängig zu Nachträgen oder Verzögerungen. Nur diese „erschöpfende“ Leistungsbeschreibung gewährleistet vergleichbare und wirtschaftliche Angebote.

Alle Bauleistungen werden grundsätzlich nach der Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) dem Wettbewerb unterstellt. Auch bei der Vergabe von Bauleistungen sind EU-Schwellenwerte zu beachten. Werden bei der Addition aller vermutlichen Baukosten 5,382 Millionen € erreicht, besteht die Pflicht einer europaweiten Ausschreibung. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine nationale Ausschreibung. Beide haben gemein, dass es sich hier grundsätzlich um Preiswettbewerbe handelt. Heißt: Bei vollständiger Beschreibung der Leistung und der Qualität entscheidet alleine der Preis. Allerdings bieten das nationale und europäische Vergaberecht gleichermaßen die Möglichkeit, neben dem Preis als alleiniges Vergabekriterium auch die Qualität der eingesetzten Produkte zu bewerten.

Wertung von Qualitätskriterien

Diese sogenannte strategische Beschaffung kann sich auf qualitative soziale oder auch ökologische Aspekte beziehen. Dies hört sich schwieriger an als es ist. Ohne an dieser Stelle zu sehr in die Tiefe zu gehen, werden lediglich die Qualitäten und die Preise mit Punkten versehen. Der Bieter, welcher am Ende die Höchstpunktzahl erreicht, stellt das wirtschaftlichste Angebot dar. Es lohnt sich durchaus, die Bewertung der Qualitätskriterien einzuführen. Das Argument zumindest, immer der billigste erhielte den Auftrag, kann hiermit eliminiert werden.

Die Vergabe von Bauleistungen erfolgt grundsätzlich auf dem Weg einer öffentlichen Ausschreibung (offenes Verfahren) oder einer beschränkten Ausschreibung (nicht offenes Verfahren) mit Teilnahmewettbewerb. In Ausnahmefällen kann es aber durchaus auch interessant sein, die Anwendung einer freihändigen Vergabe (Verhandlungsvergabe) zu prüfen. Alle genannten Vergabeverfahren haben gemein, dass die eingegangenen Angebote geeigneter Unternehmen in der „Prüfung und Wertung“ mit Bezug auf die preisliche und fachliche Prüfung zu einem Ergebnis – nämlich dem wirtschaftlichsten Angebot – führen.

Die Vergabe von Bauleistungen erfolgt grundsätzlich auf dem Weg einer öffentlichen Ausschreibung (offenes Verfahren) oder einer beschränkten Ausschreibung (nicht offenes Verfahren) mit Teilnahmewettbewerb. In Ausnahmefällen kann es aber durchaus auch interessant sein, die Anwendung einer freihändigen Vergabe (Verhandlungsvergabe) zu prüfen. Alle genannten Vergabeverfahren haben gemein, dass die eingegangenen Angebote geeigneter Unternehmen in der „Prüfung und Wertung“ mit Bezug auf die preisliche und fachliche Prüfung zu einem Ergebnis – nämlich dem wirtschaftlichsten Angebot – führen.

5. ZUSCHLAG & AUFTRAGSVERGABE

Das vorläufige Ende des Vergabeverfahrens ist der Vergabevorschlag, also die Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes. Egal ob Planungsauftrag oder Bauauftrag, es ist in der Regel die Beschlussfassung eines politischen Gremiums erforderlich. An dieser Stelle wird deutlich, dass eine durchdachte und vollständige Leistungsbeschreibung zur Identifizierung des wirtschaftlichsten Angebots führt, und damit kein Spielraum für alternative Vergabeentscheidungen denkbar ist. Unter Berücksichtigung dessen sind durch die frühzeitige Einschaltung der Gremien – nämlich vor der Ausschreibung – anschließende fachliche oder politische Diskussionen obsolet. Um die abschließende Auftragsvergabe zu beschleunigen, kann bereits vor Beginn des Vergabeverfahrens qua Beschluss die Verwaltung beauftragt werden, die abgestimmte Leistungsbeschreibung im Vergabeverfahren zu verwenden, den letztendlich wirtschaftlichsten Anbieter zu beauftragen, und auf eine erneute Beschlussvorlage im Rat zu verzichten. Selbstverständlich ist der Rat unverzüglich über die Eckpunkte und den vergebenden Auftrag zu unterrichten.

Zu den formalen Vorschriften des Vergaberechts gehört ganz zum Ende die Information und der Versand von Absageschreiben an alle unterlegenen Anbieter. Und schlussendlich natürlich die Erteilung des Auftrags. Auch die Vergabe der Planungsleistungen kann durch einen Auftrag erfolgen, während der eigentliche Planungsvertrag in der Folge geschlossen wird.

Das Ergebnis eines gemeinsamen Vertrages ist bei Einhaltung der vorgenannten Prozessschritte auf beiden Seiten vorliegend. Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer kann von Fakten ausgehen. Planungs- oder Leistungsänderungen können während der Vertragserfüllung vermieden werden, und sollten sich auf „Überraschungen“ im Projektverlauf beschränken.

BESONDERHEIT: BAUEN MIT EIGENEM HOLZ

In vielen Kommunen besteht der Wunsch, ausgewählte Holzarten, oder gar eigenes Holz zu verwenden. Im Rahmen des Leistungsbestimmungsrechts ist es möglich, auch die Holzart aus technischen und/oder ästhetischen, nachhaltigen Gründen vorzugeben. Will man die Gewähr für die Verwendung in der eigenen Hand behalten, ist eine probate Lösung, das Holz „bauseits zu stellen“. Das heißt, die Kommune vergibt den Auftrag zur Lieferung des vorgesehenen Holzes unabhängig von dem später zu vergebenden Bauauftrag. In diesem Fall wird in die Leistungsbeschreibung aufgenommen, dass die zu verwendenden Holzmaterialien „bauseits gestellt“ werden. Dabei ist auf die exakte Beschreibung der Qualität zu achten, die allen Anbietern bekanntgemacht wird.

Selbstverständlich kann auch Holz aus dem eigenen Forst Verwendung finden. Im eigenen Eigentum entfiele sogar die Auftragsvergabe an einen Dritten. Ansonsten erfolgt die Vergabe des späteren Holz-Bauauftrages wie im vorigen Absatz beschrieben. In beiden Fällen wird empfohlen, aus Gründen der Besonderheiten das Verhandlungsverfahren/ die Freihändige Vergabe zu wählen. Bei Vergaben unterhalb der EU-Schwelle dürfte §3a Abs. 3 Nr. 3 VOB/A als Ausnahme dienen, da die Leistung nach Art und Umfang nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann. Es besteht damit die Möglichkeit, detaillierte Fachgespräche zu erforderlichen und vorgegebenen Holzqualitäten sowie deren Verarbeitung mit den Bietern zu erörtern. Oberhalb der EU-Schwelle dient ggf. die Ausnahmeregelung des § 3a Abs. 2 Nr. 1c VOB/A-EU, da ein Auftrag aufgrund konkreter Umstände der Art bzw. der Komplexität, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann. So können die Besonderheiten zwischen Auftraggeber und Bieter vor Vertragsschluss abschließend geklärt werden.

BESONDERHEIT:MODULBAUWEISE (IN HOLZ)

Insbesondere Zweckbauten werden in jüngster Zeit immer häufiger in Modulbauweise realisiert. Die Holzmodulbauweise ist dabei eine der Möglichkeiten, neben der Nutzung von Metall- oder Betonfertigteilen. Ihre Vorteile sind die geringeren Kosten und eine kürzere Bauzeit. Die Modulbauweise ist nicht per se eine Generalunternehmervergabe. Sie stellt vielmehr eine Zusammenfassung von Einzelgewerken dar. Viele, insbesondere Ausbaugewerke, können dabei an weitere Unternehmen vergeben werden. Ein Großteil der Objektund Fachplanungsleistungen werden so vom Modulbauunternehmen selbst erbracht. Voraussetzung für die Kommune ist in diesem Fall das Vorliegen eines Raumbuchs sowie einer Beschreibung der zu verwendenden Qualitäten. Das oben Gesagte zum Thema Holzbau und auch „eigenes Holz“ kann gleichermaßen Anwendung finden

^{Klaus Faßnacht ist Referent für Vergaberecht, Beschaffungswesen und Einkauf beim Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz. In dieser Funktion berät er kommunale Bauherren und Planer u. a. bei Bauprojekten aus Holz.}